Bevor die Weihnachtsmänner und Weihnachtsengel zu Weihnachten bei den Familien einkehren und für eine schöne Weihnachtsstimmung sorgen, treffen sie sich, um noch einmal genaue Absprachen zu treffen. Denn auch bei den Weihnachtsmännern ist die Organisation für eine schöne Bescherung das A und O. Bei der Versammlung gibt es zunächst ein kleines Bühnenprogramm, woraufhin alle nochmal genau gebrieft werden. Für die Essensversorgung wurde natürlich auch gesorgt, sodass nach einem großen Gruppenfoto alle Teilnehmer bestens gerüstet waren. B-Event übernahm die Dekoration und den technischen Part auf der Veranstaltung, damit alles ohne Probleme ablaufen konnte. Es ist immer wieder schön zu sehen, wie viele sich doch an dieser Aktion, beteiligen und den Familien eine große Freude zum Weihnachtsfest bereiten. Die gesamte Veranstaltung und Aktion wird vom Studentenwerk Berlin mit viel Freude organisiert und begleitet.